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FlowLight

Förderung produktiver Arbeit an hybriden Arbeitsplätzen durch ein Ambient Display

Projektstatus

geschlossen

Projektbeginn

März 2022

Förderlaufzeit

15 Monate

Beteiligte Hochschulen

UZH

Praxispartner

Förderbetrag DIZH

CHF 76'000

Das Ziel dieses Projektes war, einen positiven Einfluss auf die Produktivität und das Wohlbefinden von Wissensarbeiter:innen im Raum Zürich zu erwirken, welche in der heutigen, hybriden Arbeitsweise verschiedenen Herausforderungen in Bezug auf effiziente Kommunikation und Teamarbeit ausgestellt sind. Mit FlowTeams haben wir eine Lösung entwickelt, welche Teams dabei unterstützt, eine nachhaltige Balance zwischen fokussierter Arbeit und Teamarbeit zu finden. Dabei werden Teams motiviert, sich vorgängig Blöcke für fokussierte Arbeit einzuplanen und gleichzeitig auch aktiv Zeit für Interaktionen zu reservieren. Diese Planung, ebenso wie der aktuelle Fokus-Status, werden digital als auch physisch mit einer LED-Lampe für das eigene Team visualisiert. So können Teamkolleg:innen leichter abschätzen, wann und über welchen Kommunikationskanal man die eigene Frage am besten stellen kann, um gegenseitig Unterbrüche zu vermeiden und die Konzentration zu steigern. Diverse Integrationen, u. a. in Microsoft Teams, Zoom, Slack, Microsoft/Google Kalender, unterstützen bei der Strukturierung des Arbeitstages und helfen, einen idealeren Zeitpunkt für Teamarbeit zu finden. 

Screenshot der Awareness-App FlowTeams, mit der Verfügbarkeiten für Interaktionen in Teams visualisiert werden.

FlowTeams wurde mit über 100 Personen in mehr als einem Dutzend Organisationen (mehrheitlich aus dem Raum Zürich) produktiv getestet und wissenschaftlich in einer Feldstudie evaluiert. Die Ergebnisse werden derzeit für eine wissenschaftliche Publikation aufbereitet und lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Das regelmässige Planen und automatische Teilen von persönlicher Fokuszeit mit dem Team ermöglicht es, insbesondere an hektischen Arbeitsalltagen, konzentrierter zu arbeiten und Fortschritte an den eigenen Aufgaben zu machen. Diese Blöcke sind meist ca. eine Stunde lang. Sie haben einen positiven Einfluss auf die eigene Produktivität und reduzieren den Stress, da insbesonders introvertierte und autistische Personen nicht mehr andauernd unterbrochen werden und die Kommunikation strukturierter stattfindet.
  • Gleichzeitig unterstützt FlowTeams speziell Team Leads, eine bessere Balance zwischen fokussierter Arbeit und Teamarbeit zu finden, indem sie ihre Verfügbarkeiten für Interaktionen sowie Abwesenheiten unkompliziert definieren und transparent dem Team zur Verfügung stellen können. Dadurch können Blockaden frühzeitig verhindert oder zeitnaher gelöst werden.
  • Die Art und Weise der Nutzung von FlowTeams unterscheidet sich zwischen Teams und ist u. a. abhängig von der Kommunikationskultur, der Art der Arbeit und der Regelmässigkeit von ungeplanten Ereignissen oder Aufgaben. Die Nutzer:innen haben FlowTeams selbstständig gemäss eigenen Präferenzen angepasst. Zum Beispiel eine ungeplante Fokuszeit für die nächsten 30 Minuten zu absolvieren, wenn dies die Arbeit kurzfristig ermöglicht hat.
  • Generell führt FlowTeams zu einem erhöhten Bewusstsein zum Nutzen von fokussierter Arbeit und effizientem Teamwork. Dies hat in vielen Teams dazu geführt, dass sich diese Zeit genommen haben, über ihre Kollaborationskultur zu reflektieren und diese gemeinsam zu optimieren. 

Die positiven Resultate und die Tatsache, dass fast alle beteiligten Organisationen FlowTeams auch nach der Studie weiterhin einsetzen, unterstreicht das Potential des Ansatzes. In Folgeprojekten wird nun die Weiterentwicklung und mögliche Produktifizierung evaluiert und vorangetrieben. 

FlowLight, by André Meyer

Dr. André Meyer, Universität Zürich, Institut für Informatik

Prof. Dr. Thomas Fritz, Universität Zürich,Institut für Informatik